Les règlements communautaires fixent les règles communes pour les variables à collecter dans tous les pays de l'Union européenne et pour le nombre minimum d'exploitations à sélectionner (environ 80 000 pour l'ensemble des pays et de l'ordre de 7 000 pour la France) avec une ventilation régionale afin d'assurer une représentativité du RICA à ce niveau géographique. En France, on utilise la méthode des quotas pour définir le nombre d'exploitations à interroger, choisies selon 3 critères : la région, la dimension économique (CDEX) et la spécialisation (OTEX).
Ainsi, en 2023, le RICA couvrait en France près de 99 % de la production des exploitations agricoles mesurée par la PBS totale, 93 % de la main-d'oeuvre, 96% de la superficie agricole utilisée (SAU) et plus de 77% du nombre des exploitations agricoles.
Dans chaque service régional de statistique du Ministère en charge de l'agriculture, un représentant du RICA est chargé d'établir des conventions avec des offices comptables ou des cabinets d'experts comptables qui reçoivent une rémunération pour retraiter les comptabilités fiscales en comptabilité de gestion nécessaires pour compléter la "fiche RICA". Aux premiers contrôles de cohérence, réalisés lors de la saisie par le comptable, s'ajoutent de nouveaux contrôles par le représentant du RICA au niveau régional. Les informations centralisées au niveau national sont ensuite complétées par des variables issues d'autres sources, ou calculées. Après de nouveaux contrôles, un fichier est transmis à la Commission européenne.
Pour le RICA 2024, la collecte a débuté en avril 2025 et le fichier a été transmis à la Commission européenne début décembre 2025. De nouveaux contrôles sont alors réalisés par cette dernière pour une mise à disposition du fichier européen définitif à l'été 2026.